架け橋法律事務所のニューノーマル
コロナであらゆる物事が変革を迫られている中、当事務所でもここぞとばかりにあれこれと改革断行中です。今日はこの度の改革の中身をいくつかご紹介します。
➀着電管理クラウドの「カイクラ」というシステムを導入
→着電内容の管理をクラウドで行うことのできるシステムです。いつ、誰が、どういう対応をしたのかが一目瞭然で把握できるため、架電着電対応が今まで以上にスムーズになりました。
②業務資料の総ＰＤＦ化＆タブレット端末の導入
→事件記録をすべてＰＤＦ化しました。とても大変な作業を職員が「黙々と」こなしてくださいました（感謝）。同時に、弁護士が一台ずつタブレット端末を持つようにし、裁判所に行くにも「紙の事件記録」は一切持たず、タブレット端末だけで期日対応をするようにしました。
→相談カードもＰＤＦ化し、来客の方にもタブレット端末にてお名前やご住所を書いてもらいます。どなたも今どきは抵抗なくタブレット端末にてお書きになります。
→利点としては、いつでもどこでも手軽にすべての事件記録が閲覧できることです。重たい事件記録を何冊も持ちあることもなくなり、また、事務所内でもいちいち紙のファイルを開かずともＰＣやタブレット端末にて記録の内容を確認できるので、スムーズかつ正確な事件処理が可能になりました。
②Ｅ－ＦＡＸの導入
→事件記録のＰＤＦ化を推進した結果、「印刷した紙をＦＡＸするのは無駄だし手間だ」となり、ＰＤＦファイルをＰＣから直接、相手方にＦＡＸできる機能を導入しました。
→印刷、押印、送信、ファイリングという一連の作業が不要になり、すぐにＦＡＸが送信できるのでとても便利です。
③書籍も総ＰＤＦ化
→法律事務所といえば、②のような大量の事件記録の他に大量の参考文献があります。これもついでにＰＤＦ化しました。本当にいまのスキャン性能は高く、キレイで漏れのない資料ができました。数百冊のスキャンを実行し、棚が一気に広くなりました。
→出先でもＰＣやスマホ、タブレット端末にて必要な参考文献にアクセスできるため、質の高い正確な情報を提供できます。これまで以上の弁護活動が実現できると自負しています。
他にもあれこれ実行しています。書類がゴッソリ減ったので、よそで借りている倉庫の片づけにも挑戦しています。書類は本当に重くて管理が大変ですが、クラウドや電子化によって一気に身軽になれます。
今日ご紹介した当事務所のニューノーマルは、今後、何がどうなっても元に戻ることはまずないと思います。なぜなら、これらはいずれも、怠け者たる弁護士がいままで以上に楽に（便利に）仕事をすることを大いに助けるものだからです。
